Tables d'approbation

Afin de garantir au mieux la conformité de vos travaux, vous découvrirez dans cet article comment gérer les tables d’approbation de votre documentation.

Qu’est-ce qu’une table d’approbation dans Tuleap ?

Une table d’approbation dans Tuleap permet de définir et de suivre un processus de validation formel sur un document.

Elle sert à :

• Structurer les étapes d’approbation.

• Identifier les personnes responsables.

• Garantir la traçabilité (qui a approuvé, quand, avec quel commentaire).

• Respecter des contraintes qualité ou réglementaires (ISO, audit, etc.).

Où trouver les tables d’approbation ?

Les tables d’approbation sont disponibles depuis le menu de la gestion du document.

Créer une table d’approbation

Mettre à jour une table d’approbation

Rendez-vous dans l’administration de la table d’approbation afin d’ouvrir ses paramètres et de les mettre à jour.

Les paramètres permettent de modifier les mêmes paramètres qu’à la création mais également de supprimer définitivement cette table d’approbation.

Attention

La suppression est définitive, il faudra la récréer si elle a été supprimée par erreur.

Gérer une table d’approbation suite à assignation

Les différentes types d’approbation :

• Pas encore : Status quo. Vous pouvez commenter mais personne ne sera notifié.

• Approuvé : Envoie un email au demandeur d'approbation et notifie le prochain approbateur dans la séquence si besoin.

• Rejeté : Envoie un email au demandeur d'approbation et stoppe la séquence si besoin.

• Commentaire seulement : Envoie un email au demandeur d'approbation pour l'informer qu'il y a des commentaires. Dans le mode séquentiel, le workflow de notification est suspendu.

• Pas d'avis : Envoie un email au demandeur d'approbation et notifie le prochain approbateur dans la séquence si besoin.

Créer une nouvelle version d’un document en cours d’approbation

Lorsqu’un document est en cours d’approbation, il arrive parfois qu’un utilisateur souhaite tout de même créer une nouvelle version de celui-ci.

Dans ce cas, Tuleap offre trois possibilités :

• Copier la table d’approbation existante avec tous ses paramètres : les mêmes approbateurs, commentaires ajoutés et engagements sont copiés et ajoutés au nouveau document.

• Recommencer le cycle d’approbation : les approbateurs et les engagements sont totalement supprimés de la table.

• Créer une nouvelle table d’approbation vide pour la nouvelle version du document : on recommence de zéro, il sera donc nécessaire de choisir de nouveaux les approbateurs et tout recommencer car aucune donnée de la table d’avant n’est gardée.

Notifications et traçabilité/historique

Notifications

• Envoi automatique aux approbateurs selon si le document est ou non approuvé.

• Relance possible auprès de l’utilisateur concerné en cas de retard d’approbation.

• Notification au créateur de la table d’approbation après approbation ou rejet du document.

Tuleap peut notifier les approbateurs de deux manières :

• Tous d'un coup : notifie tout les approbateurs qui n'ont pas encore approuvé/rejeté le document.

• Séquentiellement : notifie les approbateurs (qui n'ont pas encore approuvé/rejeté) l'un après l'autre. Si quelqu'un rejette le document, la séquence s'arrête.

Dès qu'un approbateur est notifié par la table d'approbation, il est informé de tout changement ultérieur sur le document.

Traçabilité

Historique complet conservé :

•  Qui a approuvé.

•  Quand.

•  Avec quel commentaire s’il y a.

Les informations sont exploitables pour des audits et revues qualité.