Les logs de la documentation dans Tuleap permettent de suivre l’ensemble des actions effectuées sur les documents et dossiers du gestionnaire de documents. Ils offrent une traçabilité complète des activités : qui a fait quoi, quand et sur quel élément. Cette fonctionnalité est essentielle pour la collaboration, l’audit et le suivi des évolutions de la documentation d’un projet.
Qu’appelle‑t‑on « logs de la documentation » ?
Les logs (ou historique) correspondent au journal des événements enregistrés par Tuleap pour chaque document ou dossier. Ils ne se limitent pas au contenu des fichiers : ils couvrent toutes les actions de gestion.
Les logs permettent notamment de :
Comprendre l’évolution d’un document.
Identifier l’auteur d’une modification.
Vérifier le respect des processus (revues, validations, mises à jour).
Répondre à des besoins d’audit ou de conformité.
Où consulter les logs d’un document ou d’un dossier
Sur le document/dossier souhaité, ouvrir le menu d’actions et sélectionner “Logs”.
L’écran d’historique affiche alors la liste des événements associés au document/dossier.
Actions enregistrées dans les logs
Les logs de la documentation incluent les événements suivants :
Gestion des documents
Création d’un document.
Ajout d’une nouvelle version d’un document.
Suppression d’un document.
Téléchargement ou consultation (selon configuration).
Gestion des dossiers
Création d’un dossier ou sous‑dossier.
Déplacement d’un document d’un dossier ou d’un dossier lui-même.
Suppression d’un dossier (et de son contenu).
Propriétés et métadonnées
Modification du titre ou de la description.
Changement des propriétés personnalisées.
Mise à jour du statut du document (si utilisé).
Sécurité et accès
Changement des permissions (lecteur, rédacteur, gestionnaire).
Modification des règles d’accès sur un document ou un dossier.
Informations visibles dans un log
Chaque entrée de log affiche :
La date et l’heure de l’action.
L’utilisateur à l’origine de l’action.
Le type d’action réalisée.
L’ancienne et la nouvelle valeur.
Ces informations constituent un journal d’audit clair et exploitable.
Différence entre logs et versions
Il est important de distinguer :
Logs d’activité
Traçabilité globale des actions.
Incluent les changements de contenu, mais aussi les actions de gestion (permissions, déplacements, suppressions).
Versions de documents
Historique du contenu d’un document.
Chaque version correspond à un état du fichier à un instant donné.
Les logs donnent le contexte, les versions donnent le contenu. Les logs sont la forme, les versions sont le fond.
Droits d’accès aux logs
La visibilité des logs dépend des permissions :
Lecteur : accès à la consultation du document et à son historique.
Rédacteur : consultation des logs + création de nouvelles versions.
Gestionnaire : accès complet, y compris aux changements de permissions.
Si l’option “Logs” n’est pas visible, cela signifie généralement que les droits de l’utilisateur sont insuffisants.
Logs et notifications
Les logs peuvent être complétés par les notifications :
En s’abonnant à un document ou à un dossier, on reçoit un e‑mail lorsqu’une action est enregistrée (nouvelle version, modification, déplacement, etc.).
Les notifications permettent de rester informé sans consulter manuellement les logs.
Les logs servent à l’analyse a posteriori, les notifications à l’information en temps réel.
Bonnes pratiques d’utilisation des logs
Consulter l’historique avant de modifier un document important.
Utiliser les logs pour identifier l’origine d’une erreur ou d’une suppression.
En équipe, s’appuyer sur les logs pour clarifier les responsabilités.
Pour les projets critiques, intégrer la consultation des logs dans les revues qualité.